Angebote erstellen,
Aufträge bearbeiten, Proben zuordnen,
Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen verwalten und kontrollieren
Zur Unterstützung der kaufmännischen Aufgaben
stellt diaLIMS mehrere Module zur Verfügung, mit
denen sich alle Anforderungen aus diesem Bereich erfüllen
lassen:
Aufträge
Bestellungen
Rechnungen
Zahlungen und Mahnungen
Artikelverwaltung
Im einfachsten Anwendungsfall dient ein Auftrag einfach
nur der Gruppierung von Proben, quasi
als Klammer. Dazu können bereits existierende Proben
aus der Probenverwaltung einem Auftrag zugeordnet werden,
oder es werden neue Proben direkt in der Auftragsverwaltung
generiert. Diverse Informationen aus dem Auftrag werden
dabei automatisch in die neu generierten Proben übernommen,
z.B. der Prüfumfang, sofern dieser für alle
Proben identisch sein soll. Zur Erzeugung von Proben können
auch Referenz- oder Schablonenproben
herangezogen werden, was sehr viel Zeit spart.
Über eine komfortable
Filterfunktion können existierende
Aufträge nach beliebigen Kriterien (z.B. alle
Aufträge mit nicht erledigten Untersuchungen)
gesucht und mit ihren Grundinformationen tabellarisch
dargestellt werden.
Die Freigabe (Abschluss) der Aufträge
erfolgt über ein mehrstufiges Konzept. Vor
der Freigabe eines Auftrages sollten die enthaltenen
Proben freigegeben werden. Die Freigabe der Proben
wiederum erfolgt auf Basis einzelner Analysen oder
Analysegruppen.
Ein Auftrag kann aber auch ein Dauerauftrag
sein, der über einen sehr langen Zeitraum läuft
und zu dem immer wieder neue Proben erzeugt werden.
In diesem Fall wird der Auftrag selbst nie freigegeben.
Neben der Gruppierung
von Proben können über einen Auftrag
alle kaufmännischen Aufgaben erledigt werden.
Bei der Erstellung eines Angebotes (geplanter
Auftrag) oder der Erstellung eines neuen Auftrages
können diverse Informationen vermerkt werden,
wie z.B. Angebots-empfänger, Auftraggeber,
Rechnungs-empfänger, Lieferanschrift,
Verteiler, Projekt, Priorität u.s.w. Außerdem
erfolgt hier die Zuordnung von Auftragspositionen.
Als solche können alle Artikel zugeordnet
werden, die in der Artikelverwaltung
gepflegt und gültig sind. Dazu gehören
Produkte, Analysen, Prüfpläne
und sonstige Leistungen, wie z.B. die Probennahme. Die
Verwaltung von Sonderartikeln z.B. mit besonderen Rabatten
oder Packetpreisen ist ohne weiteres möglich. Auch
kundenindividuelle Preislisten können
im System hinterlegt werden.
Bei der Auswahl eines Artikels werden alle relevantern
Artikelinformationen sowie die passenden ggf. kundenindividuellen
Preise angezeigt und dienen dem Bearbeiter als Entscheidungshilfe.
Der Bearbeiter kann dann sofort erkennen, dass es z.B.
einen günstigeren Paketartikel gibt und wählt
diesen aus.
Es steht eine spezielle Komfortfunktion zur Verfügung,
mit der auf Knopfdruck aus den dem Auftrag zugeordneten
Proben und deren Untersuchungsumfängen automatisch
passende Auftragspositionen erzeugt werden können.
Nachdem alle Positionen angelegt wurden, kann auf Knopfdruck
ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung
im ansprechendem Layout auf Firmenpapier ausgedruckt
werden.
Zu einem beliebigen Zeitpunkt kann für einen Auftrag
eine Rechnung oder Teilrechnung
erzeugt werden. Dabei werden die Auftragspositionen in
die Rechnung übernommen und können hier noch
manuelle korrigiert werden.
Alle eingehenden Zahlungen und Teilzahlungen
werden protokolliert und bei Überschreitung der Zahlungstermine
kann eine entsprechende Mahnung in einer
der drei Mahnstufen ausgelöst werden.
Die Verwaltung der eigenen Bestellungen
gegenüber Lieferanten wird im Modul Bestellungen
vorgenommen. Hier werden alle Bestellungen und Anlieferungen
mit den Bestellpositionen und Lieferpositionen gepflegt.
